Bij het digitaal indienen van inschrijvingen gaat het nogal eens mis. Inschrijvers hebben bijvoorbeeld wel hun inschrijving ‘geüpload’ maar de inschrijving is niet ontvangen door de aanbestedende dienst. De oorzaak hiervan kan zijn gelegen in het onjuist invoeren van codes waardoor de inschrijving niet wordt ontvangen in de digitale kluis. Hoe gaat de rechter hiermee om?
Het risico dat de inschrijving niet is ontvangen komt over het algemeen voor rekening van de inschrijver. De Commissie van Aanbestedingsexperts (1) bepaalde bijvoorbeeld dat het maken van een invoerfout volledig voor rekening van de inschrijver komt. Een inschrijving die daardoor te laat wordt ingediend, wordt niet beoordeeld.
De Rechtbank Rotterdam (2) bepaalde hetzelfde. In deze zaak was sprake van een invoerfout waardoor de inschrijving niet was ontvangen. In deze kwestie speelde daarbij nog een rol dat het digitale systeem een waarschuwing bevatte bij het onvolledig invullen van de formulieren. Er was dus sprake van een validatiesysteem. De inschrijver had dus een waarschuwing gekregen maar had daar geen acht op geslagen. Echter, ook bij het ontbreken van een dergelijk validatiesysteem komt het maken van een invoerfout voor rekening van de inschrijver.
Het Gerechtshof Den Haag (3) heeft recent een arrest gewezen in een zaak waarin de aanbestedende dienst had bepaald dat de inschrijving op drie manieren kon worden ingediend, namelijk digitaal, in hard copy en op een USB stick. De inschrijver had ingediend op hard copy en USB stick. De inschrijving was geüpload maar blijkbaar niet ontvangen. Het Hof bepaalde dat de inschrijving geldig was gedaan omdat:
Volgens het Hof zou er strijd zijn met het evenredigheidsbeginsel als deze inschrijving niet in de beoordeling wordt betrokken. De inschrijving was dus wel geldig.
Het digitaal niet ontvangen van een inschrijving komt meestal voor risico van de inschrijver. Echter, in uitzonderlijke gevallen kan het in strijd zijn met het evenredigheidsbeginsel om een inschrijving buiten beschouwing te laten.
Heleen s’Jacob
Heeft u nog vragen over deze en/of andere onderwerpen op het gebied van aanbestedingsrecht? Neem dan gerust contact op met mr. H.N. (Heleen) s’Jacob of schrijf u in voor de Nieuwsbrief Aanbestedingsrecht:
Auteur: mr. H.N. (Heleen) s’Jacob
T: 038 428 00 71
E: hnsjacob@benthemgratama.nl