De fiscale werkkostenregeling
Als werkgever heeft u naast de gebruikelijke salarisbetalingen te maken met diverse kostenvergoedingen en verstrekkingen. Veel bedrijven faciliteren bijvoorbeeld een thuiswerkplek voor medewerkers, reiken kerstpakketten uit rond de feestdagen, geven een personeelsfeest, etcetera. De huidige fiscale regelgeving onderscheidt 29 kostenvergoedingen en verstrekkingen die belastingvrij aan werknemers kunnen worden toegekend. Dit gaat echter met de komst van de werkkostenregeling, die naar keuze van de werkgever tussen 1 januari 2011 en uiterlijk 1 januari 2014 moet worden ingevoerd, veranderen. Onder de werkkostenregeling mag een werkgever 1,4% van de totale fiscale loonsom aanwenden voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Over het bedrag dat de vergoedingen en verstrekkingen het forfait eventueel te boven gaan, is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd. Wat betekent dit voor u en uw bedrijf?
Spanningsveld bij invulling nieuwe regeling
Waar de fiscale regels in het oude systeem om de werknemer draaide, staat in het nieuwe systeem de werkgever centraal. Voorbeelden van vergoedingen en verstrekkingen die u onder de 1,4%-norm kunt laten vallen zijn bijvoorbeeld kerstpakketten, de computer en internet thuis, de fiets, personeelsfeesten en dergelijke. Kostenposten waarbij het zakelijke karakter overheerst vallen niet onder de 1,4%-norm. Die kunnen dus buiten het forfait om belastingvrij worden vergoed en dat betreft bijvoorbeeld zakelijke reiskosten inclusief kosten-werkverkeer, outplacementkosten, kosten van cursus, congressen, seminars etcetera. Er kan een spanningsveld zijn hoe bestaande afspraken over vergoedingen en verstrekkingen uitgelegd moeten worden. Gaat het om een vaste arbeidsvoorwaarde die niet zomaar gewijzigd mag worden of is aanpassing aan het nieuwe systeem voor de werkgever gewoon door te voeren? Het overschrijden van de 1,4%-norm leidt tot een eindheffing van 80% zodat die situatie vermeden dient te worden.
Kiezen
In de komende tijd zult u een keuze moeten maken tussen de oude regeling en de werkkostenregeling. De vraag is of de 1,4%-norm haalbaar is en de eerste ervaringen van bedrijven lijkt erop te wijzen dat zij niet uitkomen met het forfait van 1,4%. Als werkgever zou u er dan belang bij hebben om de vergoedingen en verstrekkingen die het forfait te boven gaan eenvoudigweg niet aan te wijzen. De werknemer zal mogelijk stellen dat de belastingvrije vergoeding een arbeidsvoorwaarde is geworden en eisen dat de werkgever de fiscale consequenties voor zijn rekening neemt. De werkgever doet er dan ook verstandig aan zijn vergoedingen en verstrekkingen in arbeidsrechtelijke zin te analyseren en kritisch te bezien of deze wel een verplichting jegens de werknemer inhouden om deze netto te blijven betalen. Vanuit werkgeversstandpunt is het vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen en wel zodanig dat de 1,4%-norm niet wordt overschreden. Zou een werknemer zich niet kunnen vinden in die aanwijzing, dan ligt het in eerste instantie op de weg van de werknemer om civielrechtelijk nakoming af te dwingen van de door hem gestelde arbeidsrechtelijke voorwaarden.
Duidelijkheid over afspraken
Aanpassing van de specifieke afspraken is natuurlijk mogelijk in goed overleg maar het is de vraag of u met de werknemer daar in onder overleg uitkomt. In het geval het eenzijdig wijzigingsbeding van artikel 7:613 BW is opgenomen, kan de werkgever zich beroepen op het hebben van een zwaarwichtig belang teneinde de eenzijdige wijziging door te voeren. Alleen het feit dat de fiscale regelgeving wijzigt, lijkt onvoldoende basis te bieden voor het zwaarwichtig belang aan de zijde van de werkgever. Ook een beroep op onvoorziene omstandigheden, zijnde een wetswijziging, zal niet snel leiden tot de situatie dat de werkgever zich kan beroepen op een grond om ontstane rechten ter zijde te schuiven.
Al met al doet u er verstandig aan om bij invoering van de werkkostenregeling duidelijk aan te wijzen welke vergoedingen en verstrekkingen vallen onder de regeling. De invoering van de werkkostenregeling vraagt een nauwkeurige analyse van de vergoedingen en verstrekkingen. Heeft u verdere vragen over de werkkostenregeling en de implementatie in uw bedrijf? Wij helpen u graag verder.